Составление ориентировочного бюджета на этапе приоупенинг с учетом планируемой загрузки.

Для составления бюджета расходов службы хаускипинг необходимо знать ориентировочную загрузку отеля на период бюджетирования.

Если мы имеем дело с вновь открываемым отелем, бюджет расходов рассчитывается, исходя из предполагаемой загрузки отеля и ориентировочных расходов на обслуживание номерного фонда, общественных и служебных зон.

Необходимо учитывать расходы на:

1. расходные материалы (выкладку в номера);
2. расходы на моющие средства и химию;
3. расходы на оборудование, рабочий инвентарь;
4. расходы на мягкий инвентарь;
5. расходы на униформу персонала службы;
6. расходы на генеральную уборку;
7. расходы на печатную продукцию для номеров и канц. Товары;
8. расходы на декор и дизайн.

Часть этих расходов берет на себя инвестор при подготовке к открытию (пп. 3-5, например).

Составление бюджета в работающем отеле с учетом планируемой загрузки.

Если мы имеем дело с работающим отелем, бюджет расходов рассчитывается, исходя из предполагаемой загрузки отеля и ориентировочных расходов на обслуживание номерного фонда, общественных и служебных зон.

Необходимо учитывать расходы на:

1. расходные материалы (выкладку в номера);
2. расходы на моющие средства и химию;
3. расходы на обновление и ремонт вышедшего из строя оборудования, рабочего инвентаря;
4. расходы на обновление вышедшего из строя мягкого инвентаря;
5. расходы на вышедшей из строя униформы персонала службы;
6. расходы на генеральную уборку;
7. расходы на печатную продукцию для номеров и канц. товары;
8. расходы на декор и дизайн.

Учет генеральных уборок в планировании.

Генеральная уборка производится при низкой загрузке отеля. Ее планируют производить после необходимого освежающего ремонта. Понятно, что этажи, где производится ремонт и генеральная уборка, должны быть перекрыты для доступа гостей.

При бюджетировании этого периода необходимо учитывать, что производится она более дешевыми химическими средствами и инвентарем.

Планирование работ привлеченных компаний.

В настоящий момент очень часто отели пользуются услугами сторонних компаний для уборки. Это может быть как аренда персонала (аутстаффинг компании), так и передача функции клининга в полном объеме сторонней клининговой компании (аутсорсинг компании). При аутстаффинге бюджетирование практически не изменяется.

При аутсорсинге клининговая компания берет на себя расходы пп.2, 6.

Кроме того, возможно использование услуг сторонних организаций при планировании других видов работ:

1. стирка и химчистка мягкого инвентаря и заказов гостей;
2. очистка прилегающей территории от снега;
3. высадка и уход за растениями в отеле и на прилегающей территории;
4. вывоз бытового мусора;
5. мытье окон и фасадов отеля и др.

Ежемесячный контроль выполнения бюджета.

Необходимо ежемесячно контролировать расход бюджета.

При этом нежелательно, чтобы происходил как перерасход, так и большая экономия бюджета.

Для контроля производится ежемесячная инвентаризация материальных ценностей, закрепленных за службой.

Учет затрат и защита бюджета в отелях международного класса.

В отелях международного класса существует процедура защиты бюджета на год и ежемесячный отчет по расходу бюджета перед генеральным директором отеля.

Перед ежемесячным отчетом руководитель службы имеет возможность проверить соответствие месячных расходов плановым и в случае невыполнения бюджета привести объективные причины несоответствия.

В идеале несоответствий быть не должно. Для этого руководитель службы ведет учет текущего расхода. Часто служба Accounting закладывает в защищенный бюджет функцию, не позволяющую закупить продукцию, ведущую к перерасходу бюджета.

В случае форс-мажорных обстоятельств решением руководства компании закупку необходимой продукции производят из фонда капитального бюджета.

Статья Тамары Ригаловой,
Эксперт-практик с 25-летним опытом работы в индустрии гостеприимства.